DISPONENT E-Akte


Wider dem Papierkrieg

Das Technologie-Marktforschungsunternehmen The Radicati Group geht davon aus, dass bereits im nächsten Jahr weltweit jeden Tag rund 281 Milliarden E-Mails versendet und empfangen wurden, Tendenz steigend.

Nicht nur die Ablage und Verwaltung dieser zum Teil sehr wichtigen Informationen bindet personelle Ressourcen und verursacht hohe Kosten, sondern auch die Suche nach den richtigen Dokumenten. Auch wenn das papierlose Büro in der Logistik für viele Jahre noch eine Illusion bleiben wird, sollten alle wesentlichen Arbeitsprozesse digital archiviert und die papierbasierte Ablage durch die Integration eines intelligenten Archivierungssystems wie die DISPONENT E-Akte für die Speditions- und Logistiksoftware DISPONENTplus und DISPONENTgo ergänzt werden.

Das Wissen ist das einzige Gut, das sich vermehrt, wenn man es teilt … Marie von Ebner-Eschenbach

Durch schnellere und sichere Zugriffzeiten auf ein- und ausgehenden Belege optimieren Sie Ihre Prozesse: Sie sparen Zeit, Geld und Platz und erhöhen die Servicequalität ihren Kunden und Partnern gegenüber. Geschäftsrelevante Dokumente sind jederzeit reproduzierbar und können unbefristet und sicher aufbewahrt werden. Dazu garantiert die digitale Archivierung den dezentralen und sofortigen Zugriff auf die Daten und erhöht die Transparenz im gesamten Unternehmen.

Der Prozess der Digitalisierung wird auch durch die Hardwareanbieter aktiv unterstützt. Sie bieten ihre Geräte zusammen mit der passenden Software in einem Paket an. So gibt es immer mehr Multifunktionsgeräte, mit denen sich das gescannte Dokument direkt vom Gerät in entsprechende Netzwerkordner ablegen oder per E-Mail versenden lässt.

PDF statt Papier

Mit der E-Akte können per Knopfdruck verschiedene Belege wie zum Beispiel Speditionsaufträge, Paletten- oder Lieferscheine, Rechnungen oder Gutschriften auftrags-, dossier- und kundenbezogen als PDF abgespeichert werden. Sie lassen sich so jederzeit und standortunabhängig ganz einfach finden und weiter verwenden. Der Anwender selbst entscheidet, welche Dokumente zu welchen Vorgängen hinterlegt werden.

Auch die Belege, die nicht mit einer DISPONENT-Lösung, sondern z.B. mit einem externen Warenwirtschaftssystem oder Mailprogramm erzeugt wurden, lassen sich elektronisch archivieren und einem oder mehreren DISPONENT-Datensätzen zuordnen. Per Drag&Drop werden sie dem entsprechenden Vorgang (Auftrag, Rechnung etc.) einfach zugewiesen. Dabei kann der Anwender auswählen, ob die Ursprungsdatei in das Archiv verschoben oder nur ein Link erstellt wird und die Datei an ihrem ursprünglichen Speicherort verbleibt.

Außerdem können zu jedem Dokument zusätzliche Informationen, wie z.B. Informationen zu Fahrzeug oder Fahrer, aber auch frei formulierbare Texte, hinterlegt werden.

DISPONENT E-Akte – direkt integriertes Dokumentenmanagement

     

Die Vorteile auf einen Blick

  • schnelle Zugriffszeiten auf alle prozessrelevanten Informationen
  • Dokumente sind beliebig reproduzierbar, Wegfall von Verteilerkopien
  • Dokumente können verschiedenen Belegen und Vorgängen zugeordnet werden
  • verbesserte Dokumentensicherheit, weniger Dokumentenverlust
  • sofortige Auskunftsfähigkeit
  • weltweiter, transparenter Zugriff auf alle Belege, auch für Kunden und Partner
  • Platzersparnis
  • Reduzierung der personalintensiven Ablage, wesentlich schnellere digitale Archivierung
  • Beschleunigung der Arbeitsprozesse
  • verbesserte Controllingmöglichkeiten
 

Die E-Akte kann in folgenden Programmen genutzt werden

  • Adressverwaltung
  • DISPONENT CRM (Aufgaben, Kontakte, Leads)
  • Fahrerverwaltung
  • Fuhrparkverwaltung
  • Güterverwaltung
  • Auftragsresearch
  • Erfassung
  • Reklamationsverwaltung
  • Verladungen verwalten
  • Rechnungsverwaltung
  • Kalkulationen verwalten
  • DISPONENT Lagerlogistik
   

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