DISPONENT E-Akte

Schluss mit der Zettelwirtschaft

Laut Statista soll die Zahl der weltweit täglich versendeten und empfangenen E-Mails bis 2026 auf rund 392,5 Milliarden steigen – privat wie geschäftlich.

Nicht nur die Ablage und Verwaltung dieser oft geschäftskritischen Informationen kostet Zeit und Geld, sondern auch die Suche nach den richtigen Dokumenten. Auch wenn das papierlose Büro in der Logistik noch Zukunftsmusik ist, sollten zentrale Arbeitsprozesse heute bereits digital archiviert werden. Eine intelligente Lösung wie die DISPONENT E-Akte ergänzt die papierbasierte Ablage sinnvoll – direkt integriert in die Speditions- und Logistiksoftware DISPONENTplus und DISPONENTgo.

Durch schnellere und sichere Zugriffzeiten auf ein- und ausgehenden Belege optimieren Sie Ihre Prozesse: Sie sparen Zeit, Geld und Platz und erhöhen die Servicequalität ihren Kunden und Partnern gegenüber. Geschäftsrelevante Dokumente sind jederzeit reproduzierbar und können unbefristet und sicher aufbewahrt werden. Dazu garantiert die digitale Archivierung den dezentralen und sofortigen Zugriff auf die Daten und erhöht die Transparenz im gesamten Unternehmen.

PDF statt Papier

Mit der E-Akte können per Knopfdruck verschiedene Belege wie zum Beispiel Speditionsaufträge, Paletten- oder Lieferscheine, Rechnungen oder Gutschriften auftrags-, dossier- und kundenbezogen als PDF abgespeichert werden. Sie lassen sich so jederzeit und standortunabhängig ganz einfach finden und weiter verwenden. Der Anwender selbst entscheidet, welche Dokumente zu welchen Vorgängen hinterlegt werden.

Auch die Belege, die nicht mit einer DISPONENT-Lösung, sondern z.B. mit einem externen Warenwirtschaftssystem oder Mailprogramm erzeugt wurden, lassen sich elektronisch archivieren und einem oder mehreren DISPONENT-Datensätzen zuordnen. Per Drag & Drop werden sie dem entsprechenden Vorgang (Auftrag, Rechnung etc.) einfach zugewiesen. Dabei kann der Anwender auswählen, ob die Ursprungsdatei in das Archiv verschoben oder nur ein Link erstellt wird und die Datei an ihrem ursprünglichen Speicherort verbleibt.

Außerdem können zu jedem Dokument zusätzliche Informationen z. B. zu Fahrzeug oder Fahrer, aber auch frei formulierbare Texte, hinterlegt werden.