Aha-Erlebnisse beim Software-Check-up bei Rhein-West

Der IT-Dienstleister Weber Data Service bietet seinen Kunden einen jährlichen kostenlosen Beratungstag vor Ort. Die Anwender profitieren von individuell zugeschnittenen Tipps für beschleunigte Arbeitsabläufe.

Software lebt. Jeder Release-Wechsel enthält neue Funktionen und Ideen, die trotz guter Dokumentation von den Anwendern nicht immer wahrgenommen werden. So bleiben manche Verbesserungen, Erleichterungen und Digitalisierungspotentiale für den Arbeitsalltag ungenutzt. Das ist einer der Gründe, warum der IT-Dienstleister Weber Data Service seinen Kunden pro Jahr einen kostenlosen Beratungstag am eigenen Arbeitsplatz bietet. Das Bielefelder Softwarehaus ist mit der Logistiksoftware DISPONENTplus bei vielen Speditionen, Verladern sowie Transport- und Logistikdienstleistern vertreten. Der so genannte „Check-up“ ist bei den rund 2.700 Anwendern sehr beliebt. Bezahlt werden müssen lediglich längere Anfahrtswege und Übernachtungskosten.

Lieber persönlich als telefonisch

Auch die Rhein-West Güterverkehr GmbH aus Emsdetten nutzt regelmäßig die Gelegenheit zum Check-up. Das Unternehmen arbeitet schon seit dem Jahr 2000 mit Software von Weber Data Service, so dass sich zum zuständigen Kundenbetreuer André Uffmann ein sehr vertrautes Verhältnis entwickelt hat.

Bei Rhein-West liegt der Beratungs-Schwerpunkt auf der Frachtabrechnung sowie der Lademittelverwaltung. Marcel Stellmacher, Marita Sahle und Tanja Möllerherm haben einige Punkte notiert, die ihnen beim täglichen Arbeiten mit der Logistiksoftware aufgefallen sind. „Es gibt manche Dinge, die man nicht so leicht am Telefon klären kann“, sagt Stellmacher, der ebenso wie seine Kolleginnen im Bereich Administration arbeitet.

Tipps für schnelleres Arbeiten mit der Logistiksoftware DISPONENTplus

Verbesserungspotenzial bestehe zum Beispiel in der Verwaltung der Lademittel. „In Zukunft wollen wir Lademittel ausnahmslos über DISPONENTplus buchen und abrechnen. Zur Zeit gibt es hier noch Ausnahmen, die bei uns über Excel laufen“, bekennt Stellmacher. Als Beispiel nennt er Paletten, die beim Empfänger nicht getauscht und infolge dessen berechnet werden müssen. Das lässt sich ganz leicht in DISPONENTplus abbilden“, erklärt Uffmann und zeigt den kompletten Vorgang direkt am konkreten Beispiel. Ist das System entsprechend konfiguriert, läuft die Lademittelbuchung komplett automatisiert ab – auf Wunsch bis zur Erstellung von Lademittel-Rechnungen direkt aus dem Programm.

Bei dieser Gelegenheit schaut er sich auch gleich die verschiedenen Eingabemasken an und regt an, nicht mehr benötigte Datenfelder komplett zu entfernen. Dadurch werden die Masken übersichtlicher und die Erfassung läuft schneller“, so Uffmann.

Apropos schneller: Auch für das Beschleunigen von Datenbankabfragen hat Uffmann einen Tipp parat. „Grenzen Sie die Suche nicht mit Kleiner-Gleich- und Größer-Gleich-Operatoren ein, sondern verwenden Sie den Zwischen-Operator“, erklärt Uffmann, der im Laufe des TÜV-Tages noch diverse weitere Kniffe vom Stapel lässt.

Kill-Schema für Karteileichen

Den roten Faden geben jedoch die Fragen der Mitarbeiter vor: Die wollen zum Beispiel wissen, wie mit Aufträgen zu verfahren ist, die gar nicht berechnet werden sollen. „Transporte von Leerpaletten zu unseren Kunden werden in DISPONENTplus angelegt, aber nicht fakturiert“, verdeutlicht Tanja Möllerherm. Auf diese Weise würde eine Vielzahl von Aufträgen entstehen, die mangels Rechnung im System stehen bleiben und sich dort auf Dauer anhäufen“.

Nun muss selbst Uffmann einen Moment nachdenken. Sein Vorschlag: „Für diese Art von Aufträgen können Sie ein so genanntes Kill-Schema definieren“. Sobald ein Auftrag lediglich aus der Lieferung von Leerpaletten bestehe, könne DISPONENTplus diesen nach Abschluss automatisch aus der Auftragsliste entfernen. Auch diese Lösung wird nach einem kurzen Life-Test akzeptiert und von den Kollegen notiert.

Individuelle Nachschulung

Ähnlich speziell und detailliert klingen die übrigen Fragen, die am Beratungstag gestellt werden. Das Anlegen von Kunden-Konditionen bildet dabei einen Schwerpunkt. Gerade auf diesem Gebiet bietet DISPONENTplus zahlreiche Möglichkeiten, die der Phantasie keine Grenzen setzen. Gemeinsam mit den Mitarbeitern von Rhein-West definiert Uffmann ein paar individuelle Kunden-Tarife und man spürt, dass hier sehr erfahrene Anwender auf einen nicht weniger erfahrenen Berater treffen. „Der Check-up hat den Charakter einer individuellen Nachschulung für langjährige Nutzer“, bringt es Uffmann auf den Punkt. Dazu werden in DISPONENTplus immer mehr Prozesse digitalisiert und automatisiert. Der Check-up ist eine gute Gelegenheit, die Nutzer auf ihrem Weg der digitalen Transformation – ohne zeitintensiven Schulungen – ganz individuell zu begleiten.

Am Ende sind alle von den im Tagesverlauf gezeigten Lösungen begeistert. „Das war ein sehr lehrreicher Tag, der uns in Zukunft viel Zeit sparen wird“, fasst Marita Sahle zusammen. „Der Gesamtnutzen setzt sich aus einer Vielzahl kleiner und großer Aha-Erlebnisse zusammen“, bestätigt Stellmacher. Schon jetzt stehe fest, dass Rhein-West den Software-Check-up auch im nächsten Jahr in Anspruch nehmen wird.

 

 

Artikel in der Verkehrsrundschau

Beim TMS am Ball bleiben | Verkehrsrundschau 21/2019 | Artikel zum Download

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